Yossy Suparyo
Ikuti:

Kebutuhan organisasi untuk membangun dukungan manajemen pengetahuan (knowledge management) semakin tinggi. Pengetahuan merupakan bagian penting yang menentukan kekuatan bertahan hidup (survival) sebuah organisasi, baik organisasi yang bergerak untuk tujuan mencari laba maupun nirlaba.

Secara teori, manajemen pengetahuan merupakan tindakan sistematis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan mendistribusikan segenap jejak pengetahuan yang sesuai kepada setiap anggota organisasi dengan tujuan meningkatkan daya saing organisasi.

Ruang lingkup manajemen pengetahuan mencakup pengelolaan aset-aset tak teraga (intangible assets) yang menjadi pilar organisasi dalam menciptakan nilai, baik dari produk, jasa, maupun solusi–yang ditawarkan organisasi kepada audiennya. Aset yang dikelola oleh manajemen pengetahuan ada dua, yaitu: tacit knowledge dan explicit knowledge.

1. Tacit Knowledge

Pada dasarnya tacit knowledge bersifat personal, dikembangkan melalui pengalaman yang sulit untuk diformulasikan dan dikomunikasikan. Tacit knowledge dikelompokkan sebagai personal knowledge atau dengan kata lain pengetahuan yang diperoleh dari individu (perorangan).

Pengalaman yang diperoleh tiap pegiat organisasi jelas berbeda-beda berdasarkan situasi dan kondisi yang tidak dapat diprediksi. Proses memperoleh pengetahuan atau kemampuan selama periode tertentu dengan melihat dan melakukan hal-hal daripada dengan belajar.

2. Explicit Knowledge

Explicit knowledge bersifat formal dan sistematis yang mudah untuk dikomunikasikan dan dibagi. Penerapan explicit knowledge ini lebih mudah karena pengetahuan yang diperoleh dalam bentuk tulisan atau pernyataan yang didokumentasikan, sehingga setiap karyawan dapat mempelajarinya dengan bebas.

Salah satu bentuk explicit knowledge adalah prosedur kerja dan teknologi. Prosedur kerja adalah tanggung jawab atau tugas yang bersifat formal atau perintah resmi atau cara melakukan hal-hal.

Bentuk konkret dari explicit knowledge adalah Standard Operation Procedure (SOP). SOP dibuat untuk mempertahankan mutu dan hasil kerja, di mana tugas-tugas akan semakin mudah dikerjakan.

Teknologi merupakan media yang mempermudah penyebaran explicit knowledge. Salah satu teknologi yang saat ini digunakan oleh banyak perusahaan untuk proses penyebaran pengetahuan adalah internet. Internet mampu memfasilitasi kebutuhan untuk mengakses pengetahuan dan melakukan kolaborasi, komunikasi, serta berbagi pengetahuan secara ”online”.

Penerapan Managemen Pengetahuan

Setidaknya ada tiga langkah yang bisa dilakukan untuk membangun dukungan manajemen pengetahuan di organisasi.

1. Awali dengan membangun wahana untuk pertukaran pengetahuan antaranggota.

Untuk membangun wahana pertukaran pengetahuan antaranggota gunakanlah teknologi berbasis web, misalnya membuat portal pengetahuan. Dalam portal itu, setiap pegiat organisasi bisa mengakses serta menyusun beragam folder dan menu pengetahuan yang sesuai.

Isinya bisa menyangkut artikel-artikel tentang manajemen praktis; hasil kajian mengenai dinamika kegiatan dan organisasi yang digeluti; materi-materi pelatihan internal; ataupun juga berupa artikel pengalaman dari para pegiat organisasi dalam mengerjakan program kerjanya.

Dalam portal itu sebaiknya ada menu tentang “lesson learn” yang berisikan poin-poin penting apa– baik poin kegagalan ataupun keberhasilan — yang diperoleh ketika para pegiat organisasi mengerjakan projek.

Melalui menu lesson learn itu, organisasi dapat membuat “learning curve” yang menunjukkan apakah ada kemajuan atau kemuduran lantaran adanya proses saling berbagi pengetahuan dari beragam sumber dan beragam tempat.

Idealnya mesti ada staf khusus yang bertugas mengidentifikasi, mengkodifikasi, dan menata beragam sumber pengetahuan yang relevan. Orang ini tentu mesti dibantu oleh tim IT untuk menyiapkan infrastruktur pangkalan data dan portal tersebut.

2. Membangun tradisi berbagi informasi dan pengalaman

Langkah praktis kedua adalah dengan mentradisikan pertemuan yang menjadi wadah pertukaran pengetahuan (sharing session). Tetapkan minimal 2 jam dalam sebulan sekali untuk melakukan pertemuan. Pertemuan bisa melibatkan seluruh pegiat organisasi maupun dlakukan per departemen/divisi.

Dalam pertemuan itu, Anda bisa mengundang narasumber dari luar atau internal. Materinya bisa berupa pengetahuan manajemen praktis ataupun pengalaman pegiat dalam mengerjakan sebuah program.

Hasil sharing session ini kemudian juga bisa diunggah ke portal pengetahuan, sehingga setiap pegiat bisa mengakses materinya. Knowledge sharing session ini akan sangat bermanfaat dalam menggali dan mendistribusikan potensi pengetahuan yang ada dalam diri setiap pegiat organisasi.

3. Membangun publikasi atas secara berkala.

Langkah praktis ketiga adalah menerbitkan semacam buletin pengetahuan secara online (online knowledge buletin). Buletin ini dapat diterbitkan setiap bulan atau dua bulan, dan berisikan pembaruan pengetahuan-pengetahuan mutakhir mengenai manajemen ataupun mengenai dinamika isu yang ditekuni oleh organisasi tersebut.

Buletin ini sebaiknya didistribusikan melalui multimedia e-mail (email yang isinya variatif, penuh warna dan elemen visual lainnya; jadi berbeda dengan email tradisional yang garing dan biasa Anda terima).

Melalui knowledge buletin ini, pengetahuan setiap pegiat organisasi bisa terus disegarkan dan terbarui, jadi tidak lapuk ketinggalan zaman.

%d blogger menyukai ini: